Dit document betreft de privacyverklaring van Rosa Kelly therapie en coaching, gevestigd aan de Keizersstraat 8c, 1011GD Amsterdam (hierna ‘Rosa Kelly Coaching” of “ik”).

Coaching is mijn kernactiviteit. Deze verklaring is echter van toepassing op al mijn dienstverlening en betreft de verwerking van persoonsgegevens van al mijn (potentiële) cliënten en andere personen die contact met mij hebben en/of mijn website bezoeken. In deze privacyverklaring kunt je informatie vinden over hoe ik omga met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop ik omga met persoonsgegevens, als je gebruik wilt maken van jouw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kunt je contact met mij opnemen via telefoon: 0655274060 of e-mail: info@rosakelly.com. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van jouw klacht of als je jouw klacht liever niet bij mij indient, kunt je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerk ik? 

Coachings dossiers of ieder ander dossier mijn dienstverlening betreffend

Indien een verwijzer (bijvoorbeeld arbodienst of verzekeraar) of jijzelf een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik deze persoonsgegevens die de verwijzer en/of jij en de (eventuele) andere partij(en) in jouw zaak aan mij verstrekken. Een verwijzer zal alleen persoonsgegevens aan mij verstrekken met jouw schriftelijke toestemming. Het betreft in ieder geval jouw contactgegevens zoals jouw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de coaching (of van andersoortige dienstverlening) kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Training en opleiding 

Indien je je aanmeldt voor een van mijn trajecten, per e-mail, via de telefoon of via het inschrijfformulier op mijn website, verwerk ik de gegevens die aan mij verstrekt worden. Het gaat dan in ieder geval om jouw contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer), eventueel afwijkende factuurgegevens, beroep etc.

Facturering 

Indien jij een opdracht aan mij verstrekt verwerk ik ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die ik verricht. Naast jouw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact 

Indien een verwijzer of jijzelf contact met mij opneemt, per e-mail, via het contactformulier op de website of via de telefoon, verwerk ik de gegevens die aan mij verstrekt worden. Het gaat dan in ieder geval om jouw contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom de verwijzer en/of jijzelf contact met mij zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).

Analyse websitebezoekers 

Ten slotte verwerk ik analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van mijn website, via cookies die worden geplaatst als je de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen. 

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?

Coaching dossier of ieder ander dossier mijn dienstverlening betreffend

Ik gebruik jouw persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de door jou gewenste en door mij te leveren dienstverlening. Hiervoor wordt een dossier aangemaakt. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens een coaching traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraag ik jouw toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Bij coaching en aanverwante dienstverlening vraag ik cliënten vooraf toestemming om hun persoonsgegevens te verwerken conform onze privacyverklaring door dit per e-mail (of per post) aan mij te bevestigen.  

Facturering 

De betalingsgegevens die jij hebt verstrekt gebruik ik om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die jij met mij sluit uit te voeren.  

Contact

De contactgegevens die jij aan mij verstrekt gebruik ik om, indien nodig, contact met jou op te nemen, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Ik verwerk deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van mijn gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van mijn werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Klanttevredenheidsonderzoek 

Ik kan uw e-mailadres gebruiken om een klanttevredenheidsonderzoek te versturen na afsluiting van een coach traject of van een andere vorm van dienstverlening.

Analyse websitebezoekers 

De gegevens die ik verzamel over de bezoekers van de website worden alleen gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website, bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken. De gegevens worden geanonimiseerd bewaard. 

Hoe lang bewaar ik uw persoonsgegevens? 

Coaching dossiers of ieder ander dossier mijn dienstverlening betreffend

Ik bewaar jouw dossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, dit in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaar ik een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien ik van mening ben dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren. Voordat een professional wordt ingeschakeld leg ik zowel een papieren als een digitaal dossier aan, waarin relatief beperkt persoonsgegevens verwerkt worden. Met name het digitale dossier wordt na inschakeling van een professional aangevuld met gegevens die verzameld en verwerkt worden tijdens het proces van de dienstverlening. Het betreft vooral terugkoppelingen over het proces en het resultaat van de dienstverlening. In een vorm die het mogelijk maakt betrokkenen te identificeren hanteer ik voor het bewaren van deze schriftelijke en digitale dossiers een bewaartermijn van 5 jaar. De schriftelijke dossiers worden na 5 jaar vernietigd. De digitale dossiers worden eventueel langer bewaard (voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden), maar zullen dan eerst geanonimiseerd worden. 

Administratie 

Ik bewaar mijn administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van 7 jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht. 

Overige contactgegevens

Ik bewaar overige contactgegevens gedurende maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij je eerder schriftelijk een verzoek bij mij indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden 2 jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics. 

Met wie deel ik uw persoonsgegevens?

Ik verstrek jouw gegevens niet aan derden, tenzij ik verplicht word (op grond van geldende wet- en regelgeving) of anderszins genoodzaakt ben bepaalde gegevens aan een derde te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek of aan een incassobureau bij niet naleving van de met een klant gesloten overeenkomst.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd? 

Ik heb passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. 

Wat zijn jouw rechten? 

Jij hebt de volgende rechten: a. Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan. b. Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn. c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of - in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. d. In bepaalde gevallen: het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’). e. Het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen. Voor meer informatie over deze rechten en wanneer je die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met mij op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen 

Er kan soms iets veranderen in mijn privacyverklaring al dan niet op basis van gewijzigde regel- of wetgeving. Bij ingrijpende wijzigingen zal ik een melding op de website plaatsen en jou per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen, indien de overeengekomen dienstverlening nog niet beëindigd is.